La recuperación de los eventos corporativos es un hecho que se ha confirmado con fuerza desde que se levantaron gran parte de las restricciones impuestas por la pandemia. Los organizadores se preparan para un escenario en el que necesitan medir de forma fiable el retorno de su inversión, y para ello recurren a herramientas de gestión más eficientes, en particular para realizar pagos y cobros, encontrar financiación y satisfacer las necesidades de seguridad de los participantes. Estas son algunas de las conclusiones del estudio “Una nueva etapa en los eventos corporativos” realizado por Forum Business Travel y Diners Club España.
El informe “Una nueva etapa de los eventos corporativos”, Presentado ayer en Madrid, trata los aspectos que más preocupan a los organizadores, como la incertidumbre que aún reina en la operativa de las empresas, los factores que afectan a la recuperación, el entorno internacional o las tendencias actuales. También hace una radiografía de la industria de eventos en España.
La parte más relevante del estudio corresponde a que opiniones recogido entre Organizador de eventos de empresas de diferentes sectores radicadas en nuestro país. El sentimiento unánime es que los eventos híbridos se han disparado tras la recuperación de la asistencia, creando la oportunidad de llegar a un público más amplio.
tipo de reuniones comercialmente también con clientes y proveedores presentaciones de productos o los eventos más directamente vinculados a los departamentos de marketing son los que allanan el camino para una progresiva normalización. Ese eventos internos se enfrentan nuevamente a todas las medidas cautelares y también se recuperan programas educativostanto a nivel interno como relacionado con el cliente.
Una de las principales preocupaciones de las fuentes consultadas es la creciente presión de medición Retorno de la inversión de eventos planificados. Para ello, recurren a herramientas más eficientes. La valoración pasa necesariamente por conocer el coste total. Algunas soluciones existentes en el mercado facilitan este control así como la digitalización de recibos y documentos de pago.
Por otro lado, Seguro de accidentes y asistencia La tarjeta de crédito incluye ventajas muy apreciadas por los organizadores, así como la posibilidad de pagar con tarjetas virtuales, que además de la transparencia de las operaciones, permiten definir diversas variables como titularidad, concepto, importe o vigencia. En las circunstancias actuales, los organizadores creen conveniente contar con un sistema de cobertura que tenga en cuenta la mayor cantidad de supuestos posibles, incluido el Covid-19, así como el desplazamiento de participantes en los eventos.
La habilidad para Finanzas operaciones sobre el mapa, esperar pagos a los proveedores o tener un sistema centralizado que permite la voto administrativo y la generación de información contable para los informes de resultados son otros beneficios que ayudan a mejorar la gestión de eventos, según los planificadores de eventos.
“Últimamente, la integración de sistemas ha mejorado significativamente, permitiendo conectar herramientas administrativas para conciliar registros de distintas fuentes y mantener un control más efectivo sobre los pagos y cobros, la relación con proveedores o los trámites fiscales”, señala. Jéssica PuttmanDirector de Marketing de Diners Club España.
EVENTOS HÍBRIDOS
Las empresas son conscientes de que el formato de un evento debe coincidir con el suyo Metasconsiderando también la caracteristicas de la audiencialas necesidades organizativas y el tipo de invitados y participantes.
Algunos organizadores advierten de la posible duplicando el costo de eventos híbridos al contar con espacios físicos para participantes presenciales y equipos audiovisuales para realizar retransmisiones, así como otras herramientas tecnológicas de información y difusión. Por otro lado, también destacan la posibilidad de lograr público más amplio.
Como él señala oskar garciaCo-fundador de Forum Business Travel, “en congresos y eventos de alto contenido educativo, el formato híbrido se ha impuesto de forma decisiva gracias a las simplificaciones que ofrece la digitalización a la hora de recuperar las presentaciones en la carta, descargar materiales de estudio o traer profesionales y expertos en contacto de forma ágil y económica, también cuando están lejos”.
A pesar de la gran cantidad de herramientas existentes en el mercado, los planificadores de eventos son conscientes de que la tecnología debe servir a los objetivos y no al revés. Por ello, abogan por un análisis cuidadoso de las necesidades de cada evento, ya que una mayor inversión en recursos tecnológicos no significa necesariamente un mayor impacto.
Ese aplicaciones Con el fin de mejorar la experiencia de los participantes, también son una excelente herramienta para Medir el impacto del evento o recopilar información sobre preferencias y necesidades, incluso para cambiar el programa del evento en tiempo real o para tomar decisiones para futuras convocatorias. También ayudan a gestionar la logística y la publicidad.
