La modernización de la economía y la tecnología ha progresado recientemente con una velocidad notable. Un fenómeno amplificado por la pandemia, que plantea un desafío para el crecimiento de los emprendedores. Los avances en la comunicación con empleados y/o clientes o una gestión más eficiente de los datos y la información son solo algunos de los aspectos que han dado un paso adelante y necesitan mejorar.
Hay acuerdo: Los emprendedores deben hacer frente a la digitalización para no quedarse atrás. “Es importante para todos los que quieren partir ahora. La migración a cualquier proceso de digitalización es sumamente relevante, ya que situaciones como la que estamos viviendo en los últimos dos años demuestran lo importante que es estar en un espacio como el mundo digital. El mundo fuera de la red es cada vez más pequeño, por lo que un emprendedor tendrá una audiencia cada vez más pequeña”, explica Jorge Milanés, director académico del E-Camp de Edutecno, una organización que forma emprendedores en este campo.
Una buena gestión de la información, por ejemplo, permite más orden, más eficiencia y mejores decisiones. Al usar herramientas para comunicarse con empleados o clientes, puede resolver problemas más rápido, lo que conduce a una mayor satisfacción. Todos estos son elementos que marcan la diferencia en un momento en que la competencia es cada vez mayor.
Milanés explica que existen varios tipos de herramientas que se pueden utilizar para promocionar un negocio:
Decir que un buen ordenador o notebook es un elemento imprescindible ya que permite gestionar casi todas las aristas de una empresa es por todos conocido. Sin embargo, no importa qué equipo elijas, ya que no todos tienen las mismas características. “Si el uso que se le da es básico, como Por ejemplo, solo ver redes sociales, escribir y producir algunas cosas, una notebook es perfecta, pero si se usa para ocuparse de otras tareas, como la producción de diseño gráfico para redes sociales, se recomienda una computadora de escritorio, ya que tiene que apoyar estos programas de edición”, dice Jorge Milanés. Se recomienda como base para realizar estas funciones una computadora con al menos un Pentium Core 5, 8 GB de RAM, un disco duro de 500 GB y una conexión a Internet.
Si la empresa ahora tiene un contexto digital y está directamente involucrada en el desarrollo de programas, debe tener más poder. Un procesador i5 y 16 GB de RAM son requisitos básicos para esta zona.
También es importante hacerse con un buen smartphone que te permita complementar estas tareas. Además, se pueden considerar otros dispositivos como cámaras de fotos o video en caso de querer hacerse cargo de los procesos visuales de la empresa.
En este punto, contar con un servicio o espacio virtual que permita almacenar y ejecutar remotamente programas, documentos e imágenes a los que se pueda acceder desde cualquier dispositivo con internet es un requisito. “El emprendedor necesita un espacio donde pueda colocar este material y utilizarlo en cualquier momento. Hay varias opciones, por ejemplo las cuentas de Gmail tienen Drive; Office, con OneDrive, que inicialmente son gratuitos”, dice Milanés. También está Dropbox o iCloud. Todas son alternativas que te permiten almacenar información de forma gratuita hasta un espacio de almacenamiento limitado y ofrecen planes pagos en caso de que necesites mucho más espacio de almacenamiento virtual.
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“En los últimos dos años, con la llegada de la pandemia, las pymes se han visto obligadas a revisar sus procesos administrativos y los mecanismos mediante los cuales han realizado la gestión comercial de su empresa. Tuvieron que actualizarse porque el contexto requería digitalizar ampliamente los procesos de su empresa”, describe Matías González, gerente de Claro Negocios, cuyos planes para emprendedores incluyen un buen ratio de almacenamiento en Google Workspace, Office 365 e incluso su propio Cloud Claro Drive también. como servicio de aseguramiento de la información y herramientas de ciberseguridad.
“Las principales herramientas tecnológicas en cuanto a utilidad y accesibilidad son las siguientes: sistemas de almacenamiento de datos y documentos, como los que brindan Google, Microsoft o Claro Drive, que ofrecen licencias para diferentes perfiles de usuarios y son fáciles de implementar”, explica Matías González , el también destaca las herramientas contables fundamentales para cualquier empresa independiente, la categoría y el tamaño. “Hoy en día, existen en el mercado una variedad de soluciones de soporte de contabilidad digital que se pueden utilizar desde un dispositivo móvil, lo que permite acceder a la información comercial desde cualquier lugar con acceso a Internet”.
Estos packs también permiten acceder a planes profesionales para el uso de canales de comunicación a distancia como Meet o Teams, imprescindibles para la coordinación interna y externa del trabajo, tal y como detalla Jorge Milanés en el punto siguiente.
Un aspecto muy importante es la comunicación. Una buena computadora y teléfono facilitan las cosas, pero no hacen el trabajo solos. Por un lado, se debe definir cómo debe darse la comunicación en el seno interno de la empresa y con los clientes o potenciales clientes. WhatsApp es la primera herramienta en aparecer, ya que en su función comercial permite abrir el canal a los compradores de manera rápida y efectiva.
También es necesario evaluar cómo debe ser la comunicación interna con los empleados. “Puede ser Meet de Google, que permite reuniones sin mucha dificultad, o Zoom, aunque aquí hay que definir si se necesita por mucho tiempo, ya que permite 40 minutos gratis, y puede ser necesario invertir en una cuenta de empresa. Los hay más complejos, pero ofrecen muchas más funciones, como Teams, que además de comunicación incluye gestión y almacenamiento”, explica Milanés.
Una opción que recomienda Jorge Milanés es Trello. “Nos ayuda a organizar las tareas, independientemente del tamaño de la empresa”, dice. Este software de gestión online permite organizar y coordinar tareas y utiliza tarjetas de trabajo en un tablero que las muestra con su respectivo estado. Otra alternativa que recomienda es Jira, también una herramienta en línea que puede usar para administrar tareas internas.
Hay otras herramientas que también pueden ayudar y son gratuitas. Por ejemplo, marketing a través de la automatización del correo electrónico. Aquí es donde puede resultar útil MailChimp, un proveedor de servicios que te permite crear fácilmente campañas publicitarias y masificarlas entre los clientes.
También es importante considerar el uso de herramientas como Google Docs o Sheets o incluso Mindnode que fomentan la creación colaborativa dentro de la organización. A través de estas plataformas virtuales es posible agregar información de manera simultánea y remota y trabajar sobre un mismo documento desde cualquier lugar o dispositivo con conexión a internet.
