Perdemos mucho de nuestro tiempo y horas de concentración al hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. Según una pesquisa de Pew de 2016, aproximadamente la porción de los estadounidenses, el 52 %, dijeron que generalmente intentan hacer dos o más cosas a la vez.
Para liberar su tiempo para hacer las cosas, necesita memorizar qué tareas de trabajo se pueden delegar. La incorporación de pequeños ajustes tecnológicos en su flujo de trabajo puede marcar una gran diferencia en la productividad e incluso ayudarlo en su tiempo osado.
Estos son algunos de los trucos tecnológicos y aplicaciones más simples y aperos que puede usar para liberar su pancho de lado mental y hacer que el trabajo sea menos frustrante, para que pueda concentrarse en lo que verdaderamente es importante.
1. Utilice un administrador de contraseñas seguro.
Nunca se preocupe por olvidar su contraseña y proyectar bloqueado de una cuenta nuevamente. Samphy Y, un preparador de productividad, le dijo a HuffPost que el administrador de contraseñas de Dashlane es una de sus principales recomendaciones para automatizar las cosas en el trabajo. En empleo de memorar todas sus contraseñas, solo necesita memorar una.
“No tengo que memorar todas mis contraseñas 406 con una aplicación de empresa de contraseñas. La función de autocompletar me permite iniciar sesión de forma cibernética y segura”, dijo.
1Password y LastPass son otros administradores de contraseñas en cadena para probar asimismo. Se integran con su navegador para que pueda iniciar sesión en sitios web y otros servicios sin problemas, ahorrándole toneladas de tiempo adivinando o bloqueando lo que necesita.
2. Automatice su disponibilidad para reuniones.
Elimine los correos electrónicos de ida y envés que deben enviarse para determinar cuándo sus colegas y clientes están disponibles para reunirse, e intente usar un software que pueda encontrar o mostrar rápidamente espacios de calendario abiertos para todos los participantes.
Si su empleo de trabajo utiliza Google Calendar, tiene una función integrada para que los colegas vean cuándo están libres u ocupados. Para hacer que su disponibilidad sea visible para los demás (no se preocupe: no compartirá los títulos de sus reuniones y citas, solo tenga o no una), vaya a “Mis calendarios”, busque el calendario que desea compartir, haga clic en los tres puntos que aparecerán cuando pase el mouse y vaya a “configuración y uso compartido”. Desde allí, puede lanzarse si desea que su calendario sea manifiesto o compartido solo con personas específicas en su ordenamiento.
Si usa Outlook.com, puede optar por compartir su calendario y lanzarse cuántos detalles de su memorándum pueden ver los destinatarios a través de los permisos de ataque.
Para programar con personas ajenas a su ordenamiento que no desea que tengan ataque a su calendario de trabajo o que no utilicen el mismo software de calendario que usted, pruebe Calendly. Una vez que le diga a la aplicación cuáles son los horarios menos ocupados y los intervalos de tiempo que desea que tengan sus reuniones, puede compartir una URL específica de Calendly para que las personas que intentan programar eventos con usted puedan encontrar lo que funciona mejor sin múltiples correos electrónicos.
Otra utensilio que no necesita involucrar su software de calendario es Doodle, una utensilio gratuita de programación en cadena. Permite a las personas escribir cuándo están más libres y disponibles para reunirse sin enviarse mensajes de ida y envés.
3. Deje que una aplicación se encargue de su itinerario de delirio.
En empleo de tener que realizar un seguimiento de los correos electrónicos de vuelos y reservas y de las últimas recomendaciones de delirio por el COVID, puede usar aplicaciones para consolidar la información de delirio en un solo empleo.
Con TripIt, que está adecuado en iOS y Android, reenvía los correos electrónicos de confirmación de su planeo, hotel y automóvil de inquilinato y la aplicación creará un itinerario para que lo siga. La aplicación asimismo le enviará notificaciones si sus vuelos experimentan retrasos o cancelaciones.
4. Nunca más te preocupes por un empleo de estacionamiento.
Obtener una multa de estacionamiento cuando va a algún empleo por trabajo es un mal humor, y conducir buscando un empleo puede hacer que llegue tarde. Si necesita delirar donde no hay estacionamiento asignado, pruebe SpotAngels. que está adecuado en muchas de las principales ciudades de EE. UU.
Indique dónde se encuentra y el sistema de mandato de estacionamiento, con la ayuda de fotos y comentarios de colaboración colectiva, se mantiene actualizado con las áreas de estacionamiento gratis, los parquímetros más cercanos, los límites de horas, los tiempos de agilidad de las calles y otras normas locales.
5. Configure filtros de correo electrónico.
Idealmente, puede escanear rápidamente su bandeja de entrada de correo electrónico para ver qué es urgente y qué no. Pero cuando estás inundado con docenas de correos electrónicos, eso puede ser difícil de hacer. Es por eso que es tan importante configurar reglas y etiquetas de correo electrónico para que su bandeja de entrada sea fácilmente comprensible (y deshacerse automáticamente de los correos electrónicos que no necesita analizar).
En la configuración de Gmail, puede optar por crear nuevas etiquetas y los filtros correspondientes, o simplemente crear nuevos filtros para que su correo se clasifique automáticamente. Luego puede nominar qué acciones desea realizar con estos correos electrónicos. Por ejemplo, tal vez desee una regla para que todos los correos electrónicos de su principal se muestren en un atractivo color rosa, o tal vez desee que todos los correos electrónicos de ciertos proveedores vayan en una inscripción promocional.
A través de las etiquetas, puede ordenar los correos electrónicos en grupos fáciles de analizar.
En Outlook, vaya al gema Inicio, haga clic en el gema Reglas y luego seleccione la opción Crear regla, a través de la cual puede asignar tareas a los correos electrónicos bajo ciertas condiciones.
De guisa similar, para el correo de Yahoo, puede hacer clic en Configuración y luego en Más configuraciones, luego seleccione la opción Filtros. Desde allí, puede amplificar un nuevo filtro para sus carpetas de correo electrónico.
6. Extienda la cantidad de tiempo que tiene para suspender el emisión de un correo electrónico.
Si alguna vez envió un correo electrónico que inmediatamente desearía poder suspender, o si no presionó el gema para suspender el emisión lo suficientemente rápido, hay buenas informativo. Hay una opción para que extiendas la cantidad de tiempo que tienes para suspender el emisión en Gmail.
Para hacer esto, vaya a la configuración de Gmail y elija un período de anulación de 5, 10, 20 o 30 segundos.
Seleccione el icono de engranaje. Luego, próximo a “Deshacer emisión”, puede decantarse un período de anulación.
La función de deshacer correo electrónico asimismo está adecuado para Outlook en Windows, pero no para los correos electrónicos que terminan en @outlook.com, @hotmail.com, @live.com o @msn.com.
7. Programe correos electrónicos para que se envíen más tarde.
Por el correctamente de su propio compensación entre el trabajo y la vida y la cordura de sus colegas, es mejor no cursar ese correo electrónico no urgente a altas horas de la confusión. Pero si necesita escribirlo ayer de que se le olvide, simplemente prográmelo para que llegue a las bandejas de entrada de sus destinatarios cuando estén programados para trabajar.
Para hacer esto en Gmail, haga clic en la flecha alrededor de debajo próximo a la opción de emisión y seleccione “programar emisión”. Desde allí, puede especificar la vencimiento y la hora en que desea cursar el mensaje. En Outlook, puede averiguar en Opciones de entrega cuando está redactando un correo electrónico y luego nominar el cuadro “No entregar ayer”, para que pueda decantarse la hora y la vencimiento que mejor funcione.
8. Deje que la tecnología diseñe su delirio más seguro.
Vigilar el delirio más rápido puede significar la diferencia entre quedarse atascado en el tráfico o ganar a tiempo a su reunión. Existen aplicaciones conocidas como Google Maps y Apple Maps que pueden mostrar los horarios de trenes y autobuses.
Pero si se encuentra en un nuevo vecindario luego del anochecida y quiere permanecer en calles más iluminadas y evitar los parques, puede usar CityMapper, que da servicio a las principales ciudades de EE. UU. por otra parte de áreas como Londres y Tokio, y elija “carreteras principales” para tu caminar Igualmente tiene una función para compartir a través de la cual puede cursar un enlace a sus seres queridos de su hora prevista de venida y la ruta que está tomando.
9. Automatice el brillo de la pantalla para sus luceros cansados.
Se sabe que la luz celeste interfiere con nuestra capacidad para echarse. Pero si alguna vez ha trabajado con un resplandor celeste luego de que oscurece, sabe que es muy sencillo olvidarse de ajustar el brillo.
Ahí es donde entra en muestrario un interruptor de luz necesario. Tanto Microsoft como Apple permiten a los usuarios configurar el brillo de la pantalla para que se ajuste automáticamente a colores más cálidos cuando cambia la iluminación del entorno.
En Windows, vaya a Configuración, luego Sistema, luego Pantalla para ver la función Luz nocturna. Para las Mac que cumplen con los requisitos del sistema, vaya a Preferencias del sistema, luego elija Pantallas, luego haga clic en la pestaña Turno de confusión, para que pueda hacer que el Turno de confusión se active automáticamente desde el atardecer hasta el amanecer.
La mayoría de los dispositivos Android e iOS asimismo tienen funciones para ajustar el brillo cuando oscurece y, si no las tienen, hay aplicaciones como Blue Light Filter que asimismo lo hacen por ti.
10. Use la función de departir para escribir de su computadora.
El preparador de productividad Samphy Y compartió que usa asistentes de escritura de IA para dictar sus palabras para racionar tiempo. Una vez que esté configurado, puede usar las funciones de departir para escribir de su computadora para dictar sus correos electrónicos y documentos. Sugiere que esto es mejor para los primeros borradores, pero asimismo puede usarlo para notas de reuniones y afluencia de ideas.
En Windows, puede ingresar texto en su PC hablando una vez que activa el dictado por voz. Para hacer eso, presione la tecla del logotipo de Windows y “H” en un teclado de hardware.
En macOS Catalina o posterior, ve a Preferencias del sistema y luego haz clic en Accesibilidad. El control de voz debería aparecer en la mostrador anexo. Una vez facultado, aparecerá como un ícono de micrófono en su pantalla para que lo use como desee.
Al usar Voice Control en su Mac, puede escribir notas con su voz.
En En los navegadores Chrome, puede habilitar las funciones de escribir para departir directamente para Google Docs o en Google Slides una vez que enciende su micrófono.
11. Automatice su tiempo de enfoque.
Las redes sociales están diseñadas para mantenernos desplazándonos cuando queremos ser productivos. Es por eso que si no tiene la fuerza de voluntad para mantenerse alejado de ciertos sitios web, puede usar una variedad de funciones automáticas para ser su propia interpretación de control parental.
Igualmente puede hacer que su Google Calendar sea un guardameta contra colegas que distraen con Focus Time, que rechazará automáticamente las reuniones si alguno lo invita a una durante las horas en que verdaderamente está tratando de profundizar y hacer las cosas.
Focus Time le permite configurar horas durante las cuales las invitaciones a reuniones se rechazarán automáticamente.
En Microsoft, puede configurar hasta cuatro horas al día durante las cuales las notificaciones y los mensajes se silenciarán a través del plan de enfoque en el panel de MyAnalytics del software.
Si su teléfono es la gran distracción, use la nueva aplicación Focus en iOS 15 para silenciar las alertas y notificaciones de las aplicaciones (asimismo puede decantarse a las personas que desea que puedan comunicarse con usted durante este tiempo).
Si el ping de los mensajes de trabajo es su frustración constante, vea qué características de No incomodar tienen sus aplicaciones de transporte para silenciar las notificaciones. La función No incomodar de Slack, por ejemplo, le permite programar horarios de rutina en los que preferiría no cobrar notificaciones sobre los mensajes.
